SOP PENDOKUMENTASIAN INFORMASI PUBLIK

31 Oktober 2025
Admin Desa Kerang
Dibaca 14 Kali

SOP PENDOKUMENTASIAN INFORMASI PUBLIK

1. Tujuan

Prosedur ini disusun untuk memastikan seluruh Informasi Publik yang dikuasai oleh Badan Publik dikelola, disimpan, ditata, dan didokumentasikan secara terstruktur, sistematis, serta mudah diakses sesuai peraturan perundang-undangan keterbukaan informasi publik.

2. Ruang Lingkup

Prosedur ini mencakup kegiatan pendataan, pengumpulan, pengelompokan (klasifikasi), penyimpanan, pemutakhiran, hingga pemeliharaan dokumen/informasi publik (baik berbasis fisik maupun digital).

3. Dasar Hukum

  1. UU No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.

  2. PERKI No. 1 Tahun 2021 tentang Standar Layanan Informasi Publik.

  3. Peraturan terkait tata kearsipan dan tata kelola pemerintahan desa/daerah.

4. Pelaksana

  • Atasan PPID: Penanggung jawab dan pengesah kebijakan pendokumentasian.

  • PPID Utama / PPID Desa: Pengelola utama dokumen dan pemutakhiran Daftar Informasi Publik (DIP).

  • Petugas Pelaksana / Pengelola Arsip: Pelaksana teknis pengumpulan, pencatatan, dan penyimpanan arsip/dokumen.

5. Prosedur Kerja

  1. Pengumpulan Dokumen

    • Petugas memandat atau mengumpulkan setiap dokumen/informasi publik dari unit kerja / perangkat terkait secara berkala (bulanan/semesteran/tahunan).

  2. Pengelompokan & Klasifikasi

    • Mengelompokkan dokumen ke dalam kategori:

      • Informasi Wajib Diumumkan Secara Berkala

      • Informasi Wajib Tersedia Setiap Saat

      • Informasi Serta Merta

      • Informasi yang Dikecualikan (berdasarkan uji konsekuensi)

  3. Pencatatan & Pengodean (Pemasukan ke DIP)

    • Mencatat dokumen ke dalam Daftar Informasi Publik (DIP) meliputi: judul dokumen, penanggung jawab/pembuat, bentuk format (fisik/digital), tahun pembuatan, dan lokasi penyimpanan.

  4. Penyimpanan Dokumen (Fisik & Digital)

    • Bentuk Fisik: Disimpan di lemari arsip/ruang dokumen PPID secara rapi berdasarkan kode klasifikasi.

    • Bentuk Digital: Diunggah ke media penyimpanan awan (Cloud/Google Drive) atau website resmi badan publik dengan struktur folder yang teratur.

  5. Pemutakhiran & Pemeliharaan

    • Melakukan verifikasi dan pemutakhiran Daftar Informasi Publik secara berkala sekurang-kurangnya 1 (satu) kali dalam 6 (enam) bulan.

    • Memastikan dokumen digital (link/tautan) tetap aktif dan dapat diakses dengan baik oleh publik.

6. Formulir / Hasil Output

  • Daftar Informasi Publik (DIP)

  • Register Pengarsipan Dokumen PPID

  • Tautan (Link) Penyimpanan Digital / Google Drive Dokumen PPID